Kā digitalizēt biedrības pārvaldību bez stresa

Kad vienā mājā ir desmitiem vai pat simtiem dzīvokļu īpašnieku, informācija sāk dzīvot pati savu dzīvi. Kāds kaut ko nosūta WhatsApp, kāds raksta e-pastu, svarīgs dokuments paliek valdes locekļa datorā, bet pēc pāris mēnešiem vairs nav skaidrs, kur meklēt iepriekšējo lēmumu.

Tas nenozīmē, ka biedrība tiek slikti pārvaldīta. Vienkārši ar laiku ar e-pastiem, Excel failiem un čatiem kļūst par maz.

Digitalizēt šo procesu var daudz vienkāršāk, nekā sākumā šķiet.

Nav jāpārtaisa viss vienā dienā

Ja šobrīd informācija tiek glabāta vairākās vietās, nav nepieciešams uzreiz visu pārcelt uz jaunu sistēmu.

Sāciet ar pašu svarīgāko — cilvēkiem, dzīvokļiem un ēkām. Pēc tam var sakārtot ziņas, dokumentus, sapulces un balsošanu.

Galvenais ir panākt, lai valdei un iedzīvotājiem būtu skaidrs, kur meklēt informāciju.

WhatsApp nav slikts. Vienkārši tas nav arhīvs

WhatsApp grupa ir ļoti ērta, lai ātri pateiktu: “Rīt 18:00 būs ūdens atslēgums.”

Taču pēc dažiem mēnešiem atrast tur konkrētu lēmumu, dokumentu vai balsošanas rezultātu jau ir pavisam cita lieta.

Tas pats attiecas uz e-pastiem. Ziņas aiziet prom, cilvēki mainās, un informācija pamazām izkaisās.

Vispirms jābūt kārtībai, tikai pēc tam tehnoloģijai

Labs digitālais risinājums pats par sevi nesakārtos biedrības darbu.

Ja šodien nav skaidrs, kam pieder konkrētais dzīvoklis, kas ir valdes locekļi vai kur glabājas mājas dokumenti, arī jaunā sistēmā būs tas pats juceklis.

Tāpēc digitalizācija ir labs brīdis, lai vienlaikus sakārtotu arī pašus datus.

Kad pamats ir kārtībā, pārējais kļūst daudz vienkāršāks.

Un nav jābaidās, ka visi iedzīvotāji uzreiz būs jāiemāca

Arī šeit nav vajadzīgs liels projekts.

Valde var sākt izmantot sistēmu pati — publicēt ziņas, glabāt dokumentus, organizēt sapulces un veidot balsojumus. Iedzīvotāji pamazām pievienojas un sāk izmantot tās funkcijas, kas viņiem konkrētajā brīdī ir vajadzīgas.

Svarīgākais ir, lai jaunā sistēma atņemtu darbu, nevis pievienotu vēl vienu programmu, par kuru kādam visu laiku jādomā.

Digitalizācijas jēga ir pavisam vienkārša

Lai pēc pusgada nav jāmeklē:

• Kur bija tas fails?
• Kurš toreiz par to lēma?
• Vai mēs visiem par to paziņojām?
• Kur ir pēdējais dzīvokļu saraksts?

Ja uz šiem jautājumiem var atbildēt, atverot vienu vietu, tad digitalizācija savu darbu jau dara.

Mana Biedrība ir veidota tieši šādai ikdienai — lai mājas pārvaldības informācija nebūtu izkaisīta pa e-pastiem, Excel failiem, WhatsApp sarunām un dažādiem datoriem.